Een organisatie start in het algemeen met een primair proces, met een kernactiviteit waar je goed in bent, en waar je iets mee wilt bereiken. Of je organisatiedoel nu is om rijk te worden of om de wereld te verbeteren, je bereikt het pas als je een plan hebt in welke stappen je daar kunt komen. Op de fiets kom je immers ook pas aan op je bestemming als je de weg kent.
Als je denkt dat dat voldoende is, de weg kennen, al bij de eerste afslag realiseer je je dat je zult moeten sturen om op koers te blijven. Activiteiten schieten alle kanten op als je niet als manager af en toe ingrijpt en bijstuurt. Dat sturen gebeurt eerst vaak op basis van het zgn. "Fingerspitzengefuehl". maar dat is eigenlijk hetzelfde als fietsen met je ogen dicht. Het is wel heel toevallig als je dan je doel nog bereikt!
Kortom de behoefte ontstaat aan informatie. Waar ben je nu, hoe ver is het nog naar de volgende mijlpaal, waar is het fietspad opgebroken, moet ik wellicht mijn geplande route aanpassen en kom ik dan nog op tijd aan op mijn bestemming? Om gestructureerd deze zgn. stuurinformatie te krijgen wordt een business intelligence proces ingericht. Bij een grote organisatie kan dat geformaliseerd zijn in corporate performance management.
Het opzetten en onderhouden van een BI proces en infrastructuur kost natuurlijk wel wat inspanning. Zonder trappen ga je immers niet vooruit. Het zou wel aardig zijn als je deze investeringen, die als overhead drukken op je primaire proces, ook gaat terugverdienen.
Idealiter gaat niet alleen je achterwiel, dat direct aangedreven wordt door de ketting, maar ook je voorwiel harder draaien als je trapt. Liefst bewegen je processen ook nog eens in de zelfde richting, nl. in de richting van de bestemming. Dat lukt alleen als de wielen aan elkaar verbonden worden met een frame. Zo is er voor BI initiatieven een systematische aanpak nodig, waarbij je vanuit de bedrijfsdoelen de BI doelen en uiteindelijk zelfs de bedrijfsregels afleidt. Een aanpak zoals ons Logica BI Framework zorgt ervoor dat BI intiatieven en primair proces op een lijn zittten en dat BI initiatieven ook werkelijk bijdragen aan het bereiken van de gestelde bedrijfsdoelen.
Heb je nu alles zo ingericht, dan zit je als management of bestuur van een organisatie stevig in het zadel en kun je voortgang gaan boeken. Tenzij....er zit natuurlijk nog een addertje onder het gras! Dat addertje is de kwaliteit van de stuurinformatie. Als de cijfers afwijken van de werkelijkheid dan zorgt dat ervoor dat je verkeerde conclusies trekt en de verkeerde kant op stuurt!
In je primaire proces worden gegevens vastgelegd, dit gebeurt met een bepaalde kwaliteit, die afhangt van de kwaliteit van je applicaties, van de processen en van de zorgvuldigheid van medewerkers. Een gebroken spaak veroorzaakt een slag in je wiel, een 2e gebroken spaak en de slag wordt zo groot dat het wiel blokkeert!
Vervolgens worden gegevens in het BI systeem gebracht, ook daar kennen we kwaliteitsissues. Omdat in een BI systeem geen primaire vastlegging plaatsheeft, maar je wel de gegevens in bulk verwerkt en combineert, komen hier vaak de issues uit het primaire proces aan het licht. Let op: de issues die in het primaire proces veroorzaakt worden zul je ook daar moeten oplossen, oftewel het primaire proces blijft eigenaar van de informatie. Met een slag in het voorwiel kan het achterwiel schokkerig gaan rijden, maar ik moet toch echt het voorwiel repareren om dat te verhelpen.
Ik hoop dat deze analogie zijn nut kan bewijzen in het verduidelijken van BI issues in de praktijk en wens iedereen veel BI fietsplezier!
